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Digitale Transformation gemeinsam gestalten

Anne M. Schueller
Verfasst von Anne M. Schueller

15. Februar 2019

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Agilität und Innovation sind zwei Hauptaspekte, um als Unternehmen in der digitalen Zukunft bestehen zu können. Doch die Mitarbeiter ertrinken in Bürokratie. Um Zeit und Raum für Neues zu haben, muss man sich von Altlasten trennen. Coach und Trainerin Anne M. Schüller setzt mit ihrem Minus50-Programm genau an diesem Punkt an und berichtet aus der Praxis.

Um sich per „Quick Wins“ für die Zukunft zu rüsten, werden schnelle Lösungen  benötigt. In menschlicher Gestalt nenne ich solche Sturmtrupps gerne Transformation Taskforces (TTs). Sie gehören zu keiner bestehenden Abteilung im Unternehmen, sondern sind der Geschäftsleitung beigestellt. Sie werden aus dem bestehenden Mitarbeiterkreis rekrutiert und wenn nötig um externe Profis ergänzt. Junge digitale Talente mit ihrem unverstellten Blick, mit frischen Ideen und dem immanenten Drang, die Dinge innovativer, agiler, digitaler und kollaborativer zu machen, sind als Taskforce-Mitglieder geradezu prädestiniert. Zudem sind sie mit modernen Methoden der Zusammenarbeit und einem agilen Mindset meist bestens vertraut.

Entscheidend ist bei einem solchen Transformations-Projekt:

  • Die jeweilige Taskforce darf von Bereichsleitern nicht an ihrer Arbeit gehindert werden.
  • Von aufgezeigten Widerständen, die aus allen Ecken kommen werden, dürfen Sie sich nicht aufhalten lassen.
  • Die Teams müssen selbstorganisiert arbeiten können, damit sie schnell Fahrt aufnehmen und entscheidungsfrei sind.
  • Es wird auf aufwendige Berichtsmaßnahmen und umfängliche Kontrollaktivitäten  verzichtet.
  • Lassen Sie Experimente und Irrwege und damit auch Fehlschläge zu.
  • Die unbedingte Rückendeckung der Geschäftsleitung ist essenziell.
  • Lassen Sie solche Projekte nie von einer externen Beratercrew machen.

Bürokratie macht die Unternehmen langsam

 Wer die Zukunft erreichen will, tut sich leichter mit wenig Gepäck. Regeln, Standards und Normen von früher sind dabei nur hinderlich. Sie lähmen das Vorankommen, frustrieren die Mitarbeiter und verärgern womöglich die Kunden. Bürokratie macht ein Unternehmen langsam, weil alles einem vordefinierten Weg folgen muss und in starren Verfahrensweisen versinkt. Von daher ist zunächst eine Transformation in einen agileren Zustand vonnöten.

 Im Eilschritt die Zukunft erreichen heißt also zuallererst:

Rigide Strukturen lockern,
Festgefahrenes lösen
und Hürden entfernen,

um flotter laufen zu können. Hiermit sind allerdings nicht die gesetzlichen Regularien und behördlichen Vorschriften gemeint, sondern überholte interne Unternehmensroutinen, allen voran das Formularwesen, Genehmigungsverfahren, ausufernde Reportings und verkrampfte Regelwerke. Ganz ohne Strukturen und Regeln geht es natürlich nicht, schon allein deshalb ist "Minus50" vernünftig. Es geht darum, interne Bürokratie um die Hälfte zu reduzieren. Einleuchtende Funktionsvorgaben sichern ein notwendiges qualitatives Leistungsniveau. Und sie helfen, böse Fehler zu vermeiden. Solche Prozesse sind kluge Prozesse. Viele andere hingegen verplempern wertvolle Zeit. Zudem sorgt Bürokratie für Selbstvermehrung. Jeder Ausrutscher hat eine weitere Regel zur Folge. Am Ende wird das Ganze derart komplex, dass alles wie in einem Panzer erstarrt.

Transformation Taskforce auf Bürokratiemonsterjagd

 Ein Bürokratie-Transformationsteam kann sich um überholte Abläufe quer durch das ganze Unternehmen kümmern. Zum Beispiel so: „Bisher dauert die Abwicklung von x eine Woche. Wie schaffen wir das in einem Tag?“ So kann man Verfahren digitalisieren, Tempo machen und mithilfe agiler Arbeitsmethoden die Effizienz deutlich steigern. Für die, die Entschlackungsprogramme in Angriff nehmen, hier gleich ein Tipp: Fangen Sie im Einkauf an. Da wird man besonders schnell fündig und kann gewisse Abläufe schnell und unkompliziert schlanker gestalten. Einmal hat der Bereichsleiter eines größeren Mittelständlers im Zuge eines Managementworkshops formlos bei mir fünf Bücher für seine Abteilung gekauft. Urplötzlich schaltete sich eine Sachbearbeiterin ein. Sie erklärte, dass diese Art Bestellung über den Einkauf auszulösen sei. Dem folgte ein stundenlanger E-Mail-Verkehr mit diversen Formularen, um das Ganze „offiziell“ zu machen. Nicht gerade effizient...

Die Kunst des Weglassens bringt eine Menge Kostenersparnis

 Die Studie The Workforce View in Europe, an der knapp 10.000 Arbeitnehmer in acht europäischen Ländern teilnahmen, macht deutlich, dass mit knapp 20 Prozent ineffiziente Systeme und Prozesse die Hauptursache für mangelnde Produktivität am Arbeitsplatz sind. Veraltete Technologie folgt mit 19 Prozent auf Platz zwei.

 Bevor man sich also um Neues kümmert, müssen die Altlasten weg. Erst muss gejätet werden, damit die junge Saat aufgehen kann. Das würde auch jeder Gärtner so machen. Mithilfe der Kunst des klugen Weglassens ist ein dicker Batzen Kostenersparnis gleich zum Start locker drin. So werden auch Mittel frei für den Sprint in die Zukunft.

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