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Digitale Transformation gemeinsam gestalten

Antonia Laier
Verfasst von Antonia Laier

20. Dezember 2018

Titelbild PillarPage_GettyImages-546007282

Scrum und Kanban sind Methoden aus dem agilen Projektmanagement und dienen der kontinuierlichen Prozessoptimierung. Ein Umdenken im Team und im gesamten Unternehmen ist gefragt, um in Zeiten des digitalen Wandels flexibler und schneller auf neue Anforderungen auf dem Arbeitsmarkt zu reagieren. Einen Überblick über agile Methoden und Arbeitsweisen erhalten Sie hier.

Agiles Projektmanagement: Was ist das?

Der Begriff Agilität steht für Wendigkeit oder Beweglichkeit. Wer also nach dem Prinzip der Agilität handelt, reagiert flexibler und schneller. Das hilft, sich auf unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen besser vorzubereiten und anzupassen. Im Projektmanagement spricht man von einer innovativen Form der Arbeitsorganisation und Überarbeitung bisheriger, klassischer Strukturen. Eine Prozessoptimierung und Vereinfachung von Workflows spart Ressourcen und ermöglicht langfristig gesehen eine effizientere Arbeitsweise.
 
Weiterführende Artikel zum Thema Agiles Projektmanagement


Herkunft: Software-Branche

Das agile Projektmanagement findet seinen Ursprung in der Software-Branche. Mithilfe agiler Methoden wie Scrum, Kanban oder Lean Management wird bereits seit Jahren die Entwicklung von Softwareprojekten optimiert und vereinfacht. Das betrifft sämtliche Projekt-Stati, beginnend mit der Planungsphase über die Durchführu
ng bis zur anschließenden Bewertung des Projekts. „Wer“ oder „Was“ dann genau als agil bezeichnet wird, definierten 17 Softwareentwickler im Februar 2001 in den USA (Snowbird, Utah) in einem Wertegerüst, dem sogenannten agilen Manifest. Daraus resultieren die heute geltenden agilen Werte und Prinzipien.
 

Doch auch außerhalb der Software-Entwicklung finden die agilen Vorgehensweisen spätestens jetzt im Zeitalter der Digitalisierung und zu Zeiten von VUCA ihren Weg in die tägliche Projektarbeit. Bekannte und bewährte Werkzeuge sowie Denkweisen reichen nicht mehr aus, um die aktuellen Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern. Ein Umdenken, ja vielmehr eine Umstrukturierung der meisten Bereiche, von der Personalführung bis zur Unternehmenskultur ist gefragt und wird inzwischen auch schon in vielen Abteilungen Schritt für Schritt durchgeführt. Viele agile Teams kommen zum täglichen Daily Stand-up zusammen, visualisieren ihre Arbeitsschritte mit Hilfe eines Kanban-Boards oder begeben sich im Rahmen eines Design Thinking Workshops auf die Suche nach neuen Kreativitätstechniken.

Für komplexe Umgebungen werden agile Organisationen besonders empfohlen, da es gerade dann zu unvorhergesehenen Veränderungen kommen kann, die ein schnelles Reagieren und Umdenken voraussetzen. Das agile Projektmanagement zeichnet sich generell durch schlanke Prozesse, schnelle Iterationszyklen und die Fokussierung auf kurzfristige Ziele aus. Die Projektstrategie wird nach dem Kunden und dessen Bedürfnissen ausgerichtet. Eine offene und direkte Kommunikation, eine learning-by-doing-Mentalität und das Prinzip der Transparenz sind außerdem zentrale Elemente im täglichen agilen Handeln, auf die wir im weiteren Verlauf noch gesondert eingehen werden.

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Agile Methoden

Scrum basiert wie die meisten agilen Methoden auf einer inkrementellen Vorgehensweise. Einzelne Entwicklungsabschnitte oder Aufgaben werden in höherem Tempo und mit geringerem Aufwand als üblich bewältigt, dabei Leerlauf-Zeiten und unnötiges Multitasking vermieden und langfristig die Effizienz gesteigert. Noch heute kommt dieser Prozess überwiegend in der Software-Branche zum Einsatz. Der Begriff Scrum wird mit  „Gedränge“ übersetzt und dürfte aus dem Rugby-Sport bekannt sein. Im Vergleich zu anderen Prozessen gibt es im Scrum-Framework eine Rollenverteilung, die aus Scrum Master, Product Owner und den restlichen Mitgliedern besteht. Alle Teilnehmer arbeiten gemeinsam in sich wiederholenden Sprintphasen am Projekt. Ein Sprint bezeichnet dabei eine zuvor festgelegte Zeitspanne, die eingehalten werden muss. Im sogenannten Sprint Review werden die Fortschritte dann überprüft und gegebenenfalls die Teamarbeit modifiziert. Im täglichen Meeting, dem Daily Scrum, wird über Fortschritte oder Hindernisse informiert. Weitere Bestandteile sind der Product Backlog (enthält alle bekannten Anforderungen an das System oder Projekt) sowie der Sprint Backlog (führt diejenigen Features auf, die im Zuge des kommenden Zeitabschnitts getätigt werden müssen).

Kanban bietet einen perfekten und einfachen Einstieg in die agile Arbeitswelt. Dazu wird nur eine Kanban-Tafel, (alternativ ein White-Board oder eine Pinnwand), Post-Its (Kanban-Karten) und das entsprechende Schreibwerkzeug benötigt. Diese Methode dient der Visualisierung und “Step-by Step-Abarbeitung” aller Arbeitsschritte und kann auch für einzelne Teil-Aufgaben verwendet werden. Die meisten Kanban-Tafeln bestehen aus den Spalten „zu tun“, „in Arbeit“ und „erledigt“ und können beliebig erweitert werden. Die Kanban-Karten werden von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern auf der Tafel von Spalte zu Spalte bewegt. Der Fokus liegt auf der Abarbeitung der Aufgaben. So werden Workflows und die generelle Wertschöpfung optimiert.

Beim Design Thinking handelt es sich um einen innovativen und kreativen Ansatz zum Entwickeln neuer Konzepte und Ideen sowie Lösen von Problemen. Einzelne Aspekte lassen sich gut in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. So etwa die Erstellung der Persona. Personas sind Kernbestandteil des Design Thinkings. Sie helfen dem (Entwickler-)Team, alle Schritte in Produktentwicklung, Marketing, Vertrieb und Customer-Service konsequent aus der Kundenperspektive zu betrachten. Der Anwender-Nutzen steht im Vordergrund, die relevanten Nutzergruppen werden identifiziert.

Design Thinking für Teams

Die drei Buchstaben aus dem OKR-Ansatz stehen für „Objectives and Key Results“. Jedem Ziel wird ein messbares Schlüsselergebnis zugeordnet. Dabei geht es hier insbesondere darum, die Ziele des Unternehmens mit jenen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Übliche Zielvereinbarungen haben im Zeitalter agiler und moderner Führung ausgedient. Die Mitarbeiter identifizieren sich stärker mit den Unternehmenszielen, da sie diese aktiv mitgestalten. Das Lean Management verfolgt, wie der Name schon sagt, den Ansatz, sämtliche Prozesse so einfach und „schlank“ wie möglich zu halten. Ein Aspekt, der generell für alle agilen Methoden gilt. Diese Herangehensweise liefert schnell (positive und negative) Resultate und beugt langen Reaktionszeiten vor. Daraus geht eine schnellere Bewertung und Analyse hervor.

Agile Teams – Hierarchie und Organisation
 
 
Mitarbeiter agiler Teams verfügen über ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstmanagement und dürfen größtenteils selbst entscheiden. Klassische, hierarchische Organisationsstrukturen haben ausgedient und werden überarbeitet. Einen Projektleiter im Sinne des „Chefs“ gibt es oft nicht mehr, die klassische „von oben-nach unten“-Befehlskette gehört der Vergangenheit an. In Scrum-Projekten beispielsweise übernimmt der sogenannte Scrum Master den Part eines Coaches, eines Vermittlers im Team. Jedem Team-Mitglied werden bestimmte Aufgaben und Verantwortungsbereiche zugeteilt, die es eigenverantwortlich Schritt für Schritt abarbeitet.
 
Agiles Arbeiten: Von Startups lernen
Die wichtigsten Elemente des agilen Arbeitens, wie eine learning-by-doing Mentalität, das Einführen einer positiven Fehlerkultur oder der Mut zum Ausprobieren sind in der Startup-Branche bereits gang und gäbe. Gerade deshalb orientieren oder beteiligen sich zunehmend auch KMU an den Business-Modellen der jungen Gründer. Es gibt sogar eine Vorgehensweise aus dem agilen Projektmanagement, die direkt aus dem „Startup“-Gedanken heraus entstanden ist: Lean Startup. Mit möglichst geringem Einsatz von Ressourcen soll das bestmöglichste Ergebnis für die gewünschte Zielgruppe erreicht werden. Gerade die Abläufe zur Entwicklung neuer Produkte sind aber von vielen Unsicherheiten geprägt. Deshalb ist das Handeln nach einem im Vorfeld geplanten Modell oft nicht vom gewünschten Erfolg gekrönt. Der Fokus liegt auf dem Fortschritt, den Einheiten (Sprints) selbst und nicht so sehr auf dem angestrebten Endergebnis. Oftmals wird daher lediglich an einer Art Prototyp oder Betaversion gearbeitet.
 
Fazit
Von heute auf morgen kann Projektmanagement im Team nicht von "klassisch" auf "agil" umgestellt werden. Wer effizienter arbeiten und handeln möchte, muss zunächst ein Grundverständnis für die agilen Prinzipien und Werte entwickeln und kann im Anschluss die agilen Methoden gezielt je nach Anwendungsgebiet einsetzen.

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