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Digitale Transformation gemeinsam gestalten

Miriam Lerch
Verfasst von Miriam Lerch

27. November 2019

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Im heutigen Joballtag spielen neue Arbeitsräume und –formate eine große Rolle. Aber Arbeitnehmern und Arbeitgebern sollte klar sein, dass das Angebot, ab sofort auch zuhause oder unterwegs arbeiten zu können,  noch kein "New Work" ausmacht. Welche Herausforderungen und Chancen Home Office   bietet, besprechen wir in unserer neuen Podcast-Folge.

Homeoffice ist für viele der erste Schritt, neue Wege fürs Arbeiten zu gehen, aber an erster Stelle sollte sich jedes Unternehmen oder jede Führungskraft fragen:

  1. Warum möchte ich Homeoffice anbieten?
  2. Für wen möchte ich Homeoffice anbieten?
  3. Welche Rahmenbedingungen sind uns als Organisation dabei wichtig?

Darüber hinaus ist aber insbesondere die Beantwortung dieser Frage essentiell. Sie steht quasi über allem:

Passt mobiles Arbeiten bzw. Homeoffice zu meiner/unserer Unternehmenskultur?

Denn immer wieder werde ich gefragt: Aber wie kann ich denn sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die Arbeit im Homeoffice nicht zum Staubsaugen nutzen? Und genau hier liegt der Knackpunkt. Denn diese Frage wird allein aus einem Kontrollbedürfnis heraus gestellt. Wenn Ihnen als Führungskraft Kontrolle wichtig ist, dann sollten Sie in keinem Fall Homeoffice anbieten. Dann sollten Sie vielleicht überhaupt noch mal in sich gehen und nachdenken, denn ich zweifle an, dass die Arbeit im Büro vor Ort auch immer kontrolliert werden kann.

Vertrauen sollte der wichtigste Baustein Ihrer Unternehmenskultur sein.

Vertrauen darauf, dass die Mitarbeiter ihren Job machen und das Loslassen des Gedankens, dass Staubsaugen eine unproduktive Tätigkeit sei. Denn mitunter kann es einfach ein Positionswechsel sein, etwas Aktivität zwischen der passiven Laptop-Arbeit auf dem Bürostuhl und mit großer Wahrscheinlichkeit werden dabei die Gedanken oder die Ideen, die man gerade hatte, weiter gedacht und entwickelt. Man könnte sogar so weit gehen und körperliche Aktivitäten wie Staubaugen und Spülmaschine ausräumen aus betriebsgesundheitlichen Gründen im Homeoffice per se verordnen um Haltungsschäden vorzubeugen. Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens oder Homeoffice (ich habe auch den Begriff Telearbeit gefunden, der im Arbeitsrecht verwendet wird) macht also nur Sinn für Wissensarbeiter, also Mitarbeiter, die vorwiegend konzeptionell am PC oder Laptop arbeiten und telefonieren. In der Produktion macht es wenig Sinn, wenn Werkzeuge, Materialien oder die körperlicher Muskeleinsatz erforderlich sind. Und natürlich auch nicht in der Pflege, Kinderbetreuung oder anderswo, wo Arbeit am und mit Menschen gemacht wird. Genauso schwierig wird es für Mitarbeiter aus der HR-Abteilung, die tagtäglich mit sensiblen Daten arbeiten und dafür zuhause strenge datenschutzrechtliche Regularien erfüllen müssten. Und somit hätten Sie auch schon die Zielgruppe eingeschränkt.

Sind wir beim nächsten Punkt der persönlichen Kompetenz oder auch „Reife“ des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin. Ich persönlich mag das Wort Reife nicht so gerne, ich würde deshalb eher sagen: „Wie selbstorganisiert ist mein Mitarbeiter/Mitarbeiterin?“ Homeoffice erfordert nämlich ein hohes Maß an Selbstorganisation und Selbstdisziplin.

Was meint dass genau? Nun von zuhause aus zu arbeiten bedeutet, dass man selbst Arbeitszeiten dokumentieren kann und dafür nicht die Sicherheit der Stempeluhr braucht. Dass man selbstständig Pausen nimmt und diese auch dokumentiert. Selbstorganisation meint auch, dass man fähig ist technische Probleme zu erkennen und diese selbst zu lösen oder sich dafür eigenständig Hilfe z.B. beim IT-Support zu holen. Und ganz wichtig: Homeoffice-Arbeitende müssen fähig sein den sozialen Austausch, der in dieser Zeit zu kurz kommt, auf andere Weise zu kompensieren und lernen „abzuschalten“. Denn das geht mit dem Verlassen des Firmengebäudes oft einfacher. Abschalten und sich trotz privater Arbeitsumgebung abgrenzen zu können ist ein ganz wichtiger Aspekt für die psychische Gesundheit. Und das ist gar nicht so einfach.

Wenn all diese Kompetenzen vorhanden sind, dann braucht es auch gar nicht so viele Rahmenbedingungen und Regeln, sondern eher Prinzipien, wie Homeoffice-Arbeit funktioniert. Kennen Sie den Unterschied zwischen Regeln und Prinzipien?

Eine Regel besagt, was man wie zu tun hat, eventuell sogar mit möglichen Konsequenzen. Wichtig in komplizierten Situationen mit sich wiederholenden und bekannten Problemen. Die Befolgung gewährleistet Sicherheit. Im Straßenverkehr gibt es z.B. viele Regeln. Die Regel zu beachten nur bei Grün zu Gehen oder zu Fahren ist lebensnotwendig.

Ein Prinzip gibt einen Rahmen vor, überlässt die Gestaltung bzw. Bewegung in diesem aber dem Individuum. Prinzipien sind in komplexen Situationen sinnvoll und für die Lösung neuer oder überraschender Probleme geeignet. Sie geben Sicherheit durch die Auslegung und Anpassung im jeweiligen Moment. Das Agile Manifest basiert z.B. auf mehreren Prinzipien. Es gibt in jedem Unternehmen unzählig viele Regeln welche z.B. die Reisekosten betreffen. Unternehmen, die hier neue Wege gehen haben z.B. stattdessen das Prinzip „Wir reisen angemessen“ eingeführt und machen gleichzeitig alle Reisekostenabrechnungen transparent, so dass das Prinzip der Selbstkontrolle untereinander gilt. Dieser neue Weg funktioniert tatsächlich erstaunlich gut!

Für das Homeoffice sind solche Prinzipien sehr sinnvoll. Zusätzlich kann Transparenz helfen. Z.B. in dem man durch ein Chat-oder Social Enterprise Tool seine Anwesenheit bzw. Verfügbarkeit im Homeoffice kennzeichnet und sich direkt mit dem Team im Büro verbinden und kommunizieren kann.

Zusammenfassend lassen sich folgende Vorteile und Herausforderungen von Homeoffice nennen:

Vorteile:

  • Homeoffice ermöglicht konzentrierteres, fokussierteres Arbeiten und ist deshalb insbesondere bei konzeptioneller Arbeit, bei der Ruhe gebraucht wird, ein großer Vorteil.
  • Homeoffice lässt Beruf und Privatleben besser vereinbaren. Ich habe keine langen keine Anfahrtswege zur Arbeit, umgehe die Rush-Hour und kann falls notwendig private Termine zwischendurch wahrnehmen oder im Notfall schnell am Heimatort sein.
  • Homeoffice fördert körperliches und seelisches Wohlgefühl. Bekannte Gerüche, eventuell bequemere Sitzmöbel, Mittagspause mit Essen aus dem eigenen Kühlschrank in gewohnter Umgebung, die eigene Toilette in kurzer Entfernung usw. tragen dazu bei, dass Menschen sich wohl und ganz in ihrer Mitte fühlen.
  • Homeoffice ermöglicht eine höhere Flexibilität bezüglich Arbeitszeit. Telefonkonferenzen oder Online-Meetings mit Kunden, Referenten oder Kollegen z.B. im Ausland sind ohne große Umstände schon frühmorgens oder spätabends möglich, wenn zwischendrin „Privatzeit“ vorhanden ist.

Herausforderungen:

  • Der Austausch mit dem Team ist auf Distanz eine Hürde, die man überwinden und sich immer wieder bewusst machen muss. Kommunikationsprobleme und Missverständnisse, die „non-face-to-face“ oder auch asynchrone Kommunikation begünstigen, können also häufiger auftreten. Hier muss man feinfühlig sein und möglicherweise erstmal eine Beziehung und Vertrauen zu seinen Kollegen vor Ort aufbauen, eh man in die virtuelle Kommunikation wechselt.
  • Das Ausdrucken von speziellen Papieren oder in großer Ausführung sowie Post empfangen bzw. versenden wird erschwert.
  • Geselligkeit und Smalltalk kann nur im Firmen-Office richtig stattfinden. Denn dort entsteht soziale Nähe und man kann mit dem ganzen Körper kommunizieren.

Wie Sie sehen, liegen viele Chancen im Homeoffice, aber auch mögliche Herausforderungen sollten Sie im Blick haben. Probieren Sie es doch einfach mal aus und versuchen Sie den passenden Weg für sich und Ihre Organisation zu finden!

 

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